ReferatSå skriver du ett mötesprotokoll
Ett mötesprotokoll är en kort sammanställning av vad mötet beslutade och vem som gör vad efteråt, inte en utskrift av allt som sades. Skriv datum, vilka som var närvarande, varje punkt på dagordningen med sitt beslut och uppgifterna med namn och datum. Skicka ut det inom ett dygn, medan alla fortfarande minns mötet.
Det här ska med
- Det praktiska: mötets namn, datum och tid, plats eller länk, vilka som var närvarande, vilka som hade förhinder och vem som förde protokollet.
- Varje punkt på dagordningen, i tur och ordning: en eller två meningar om vad som diskuterades, och sedan beslutet. Blev det inget beslut skriver du det, och vad som händer härnäst.
- Uppgifter: vad som ska göras, vem som gör det och när. Ett namn per uppgift, inte ”gruppen”.
- Nästa möte: datum, tid och plats, om det bestämdes.
Skippa ordagranna repliker, sidosnack och sådant om personer som du inte skulle säga till dem själva. Skriv kort och i dåtid, och formulera besluten som att-satser: ”Mötet beslutade att …”.
Protokoll eller minnesanteckningar
Många möten på jobbet klarar sig med minnesanteckningar: beslut och uppgifter, utan formaliteter. Ett beslutsprotokoll tar bara med besluten. Ett diskussionsprotokoll tar också med de viktigaste synpunkterna och används när man i efterhand ska kunna se hur man kom fram till ett beslut.
En enkel mall
Kopiera den till en anteckning eller ett dokument och fyll i dagordningen innan mötet börjar:
- [Mötets namn] · [datum], [tid] · [plats eller länk]
- Närvarande: [namn] · Förhinder: [namn] · Protokollförare: [namn]
- § 1 [Punkt på dagordningen] · Diskussion: [en eller två meningar] · Beslut: att [vad som beslutades]
- § 2 [Punkt på dagordningen] · Diskussion: … · Beslut: att …
- Uppgifter: [uppgift] – [namn] – [datum]
- Nästa möte: [datum och plats]
Före, under och efter mötet
- Före: skaffa dagordningen och för in punkterna i mallen, så att du bara behöver fylla i vad som hände.
- Under: skriv ner beslut och uppgifter när de kommer. Är det oklart vad som beslutades, fråga: ”Vad har vi kommit överens om?” Det hjälper alla, inte bara dig.
- Efter: renskriv samma dag, låt ordföranden läsa igenom och skicka protokollet till alla som var kallade, även dem som hade förhinder.
Formella protokoll: justering, styrelser och föreningar
I styrelser, föreningar och bostadsrättsföreningar krävs oftast mer. Mötet väljer ordförande, sekreterare och en eller två justerare. Justerarna läser igenom protokollet tillsammans med ordföranden och skriver under det. Paragraferna numreras, och protokollet brukar börja med mötets öppnande, val av justerare och godkännande av dagordningen. Går man till omröstning ska det framgå hur den slutade. Kolla stadgarna, där står det ofta hur protokollet ska föras och justeras. De flesta teammöten behöver bara besluten och uppgifterna.
Låt iPhonen skriva utkastet: Referat
Det är svårt att vara med i ett möte och föra protokoll samtidigt. Referat är en iPhone-app som spelar in mötet, skriver ner vem som sa vad och gör ett utkast med sammanfattning, beslut och uppgifter. Du läser igenom utkastet, rättar det som blivit fel och klistrar in det i din mall.
- Säg till alla att du spelar in. Öppna Referat, tryck på Spela in och lägg telefonen på bordet.
- Stoppa när mötet är slut. Referat transkriberar mötet i telefonen och delar upp texten efter vem som pratar.
- Läs sammanfattningen, Beslut och Uppgifter. Tryck på Lägg till uppgift om den har missat någon.
- Tryck på Kopiera sammanfattning och klistra in den i protokollet. Undrar någon senare vad ni exakt kom överens om kan du söka i transkriberingen.
Ingenting laddas upp, och det finns inget konto och ingen minutgräns. Referat förstår tolv språk, och för svenska möten väljer du Svenska som mötesspråk i inställningarna. Sammanfattningar kräver iOS 26 och en iPhone med Apple Intelligence (iPhone 15 Pro eller nyare). Inspelning och transkribering fungerar från iOS 17. Mer om själva inspelningen: så spelar du in ett möte på iPhone.