So schreibst du ein Protokoll

Ein Protokoll hält kurz fest, was eine Besprechung beschlossen hat und wer was bis wann erledigt. Es ist keine Abschrift von allem, was gesagt wurde. Notiere Datum, Teilnehmende, jeden Tagesordnungspunkt mit dem Ergebnis und die Aufgaben mit Namen und Frist. Verschicke es innerhalb eines Tages, solange sich alle noch erinnern.

Was ins Protokoll gehört

• Die Eckdaten: Name der Besprechung, Datum und Uhrzeit, Ort oder Link, wer teilgenommen hat, wer entschuldigt war und wer Protokoll geführt hat.
• Jeder Tagesordnungspunkt, der Reihe nach: ein oder zwei Sätze zur Diskussion, dann das Ergebnis. Wurde nichts entschieden, schreib das auf und wie es weitergeht.
• Aufgaben: was getan wird, wer es tut und bis wann. Ein Name pro Aufgabe, nicht „das Team“.
• Nächster Termin: Datum, Uhrzeit und Ort, falls vereinbart.

Lass wörtliche Zitate, Nebengespräche und Bemerkungen über Personen weg, die du ihnen nicht ins Gesicht sagen würdest. Schreib kurz und sachlich: „Das Team beschließt, …“.

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll

Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll: nur Beschlüsse und Aufgaben. Ein Verlaufsprotokoll hält zusätzlich die wichtigsten Wortmeldungen fest und lohnt sich, wenn später nachvollziehbar sein muss, wie es zu einer Entscheidung kam. In Vorständen, Vereinen und Gremien legen Satzung oder Geschäftsordnung oft fest, wie das Protokoll aussieht, ob es in der nächsten Sitzung genehmigt und ob es unterschrieben wird. Schau dort nach.

Eine einfache Vorlage

Kopiere sie in eine Notiz oder ein Dokument und trag die Tagesordnung ein, bevor die Besprechung beginnt:

• [Name der Besprechung] · [Datum], [Uhrzeit] · [Ort oder Link]
• Anwesend: [Namen] · Entschuldigt: [Namen] · Protokoll: [Name]
• TOP 1: [Thema] · Diskussion: [ein oder zwei Sätze] · Ergebnis: [was beschlossen wurde]
• TOP 2: [Thema] · Diskussion: … · Ergebnis: …
• Aufgaben: [Aufgabe] – [Name] – [Datum]
• Nächster Termin: [Datum und Ort]

Vorher, währenddessen, danach

1. Vorher: Hol dir die Tagesordnung und trag die Punkte in die Vorlage ein, dann musst du nur noch die Ergebnisse ergänzen.
2. Währenddessen: Schreib Beschlüsse und Aufgaben auf, sobald sie fallen. Ist unklar, was beschlossen wurde, frag nach: „Was halten wir fest?“ Das hilft allen, nicht nur dir.
3. Danach: Bring die Notizen am selben Tag in Form, lass die Sitzungsleitung drüberschauen und schick das Protokoll an alle Eingeladenen, auch an die, die nicht da waren.

Den Entwurf schreibt das iPhone: Referat

Mitreden und gleichzeitig mitschreiben ist schwer. Referat ist eine iPhone-App, die die Besprechung aufnimmt, mitschreibt, wer was gesagt hat, und einen Entwurf mit Kurzfassung, Beschlüssen und Aufgaben erstellt. Du liest ihn durch, korrigierst, was falsch ist, und fügst ihn in deine Vorlage ein.

1. Sag allen, dass du aufnimmst. Öffne Referat, tippe auf „Aufnehmen“ und leg das iPhone auf den Tisch.
2. Stopp die Aufnahme am Ende. Referat transkribiert auf dem iPhone und teilt den Text nach Sprechern auf.
3. Lies die Kurzfassung, die „Beschlüsse“ und die „Aufgaben“. Fehlt eine Aufgabe, tippe auf „Aufgabe hinzufügen“.
4. Tippe auf „Zusammenfassung kopieren“ und füge sie ins Protokoll ein. Fragt später jemand, was genau vereinbart war, durchsuchst du das Transkript.

Nichts wird hochgeladen, und es gibt kein Konto und keine Minutengrenze. Referat versteht Deutsch, Englisch, Dänisch, Französisch, Spanisch, Japanisch und Koreanisch. Zusammenfassungen brauchen iOS 26 und ein iPhone mit Apple Intelligence (iPhone 15 Pro oder neuer); Aufnahme und Transkript gehen ab iOS 17. Mehr zur Aufnahme selbst: eine Besprechung mit dem iPhone aufnehmen.

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