Referat議事録の書き方
議事録は、会議で何が決まり、次に誰が何をするかを短くまとめた記録です。発言をすべて書き起こしたものではありません。日時、出席者、議題ごとの決定事項、担当者と期限付きのToDoを書きます。記憶が新しいうちに、できれば当日中に全員へ共有しましょう。
書くべき項目
- 基本情報：会議名、日時、場所（オンラインならURL）、出席者、欠席者、議事録の作成者。
- 議題ごとに順番に：話し合った内容を1〜2文で書き、そのあとに決定事項を書きます。決まらなかった場合は、そのことと今後の進め方を書きます。
- ToDo：何を、誰が、いつまでにやるか。担当者は「チーム」ではなく、一人の名前にします。
- 次回の予定：決まっていれば日時と場所。
発言を一字一句書き写す必要はありません。雑談や、本人の前で言えないような個人についてのコメントも書かないようにします。「〜することに決定した」のように、短く過去形でまとめます。
シンプルなテンプレート
メモや文書にコピーして、会議が始まる前に議題を書き込んでおきましょう。
- 【会議名】 · 【日付】【時間】 · 【場所またはURL】
- 出席者：【名前】 · 欠席者：【名前】 · 記録者：【名前】
- 1. 【議題】 · 内容：【1〜2文】 · 決定事項：【決まったこと】
- 2. 【議題】 · 内容：… · 決定事項：…
- ToDo：【タスク】 – 【担当者】 – 【期限】
- 次回：【日時と場所】
会議の前・中・後
- 前：議題をもらってテンプレートに入れておけば、会議中は結果を書き込むだけで済みます。
- 中：決定事項とToDoは、決まったその場で書きます。何が決まったのか曖昧なときは「結局、何に決まりましたか？」と確認しましょう。自分だけでなく、全員の助けになります。
- 後：当日中にメモを整え、司会者や上司に確認してもらい、欠席者も含めて招待した全員に送ります。
正式な議事録
取締役会や理事会、組合、自治会などでは、議案の正確な文言や採決の結果を記録し、次回の会議で承認したり、署名や押印をしたりする必要があることがあります。定款や規約を確認してください。社内の定例会議なら、決定事項とToDoがあれば十分です。
iPhoneで下書きを作る：Referat
会議に参加しながら議事録を書くのは大変です。Referatは、会議を録音し、誰が何を話したかを書き起こし、要約、決定事項、タスクの下書きを作るiPhoneアプリです。あなたは下書きを読んで直し、テンプレートに貼り付けるだけです。
- 録音することを全員に伝えます。Referatを開いて「録音」をタップし、iPhoneをテーブルに置きます。
- 会議が終わったら停止します。ReferatはiPhoneの中で文字起こしをし、話者ごとにテキストを分けます。
- 要約、「決定事項」、「タスク」を確認します。抜けているタスクは「タスクを追加」で足せます。
- 「要約をコピー」をタップして議事録に貼り付けます。あとで「何に決まったんだっけ？」と聞かれたら、文字起こしを検索できます。
何もアップロードされず、アカウントも分数の上限もありません。Referatは日本語、英語、デンマーク語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、韓国語に対応しています。要約にはiOS 26と、Apple Intelligence対応のiPhone（iPhone 15 Pro以降）が必要です。録音と文字起こしはiOS 17から使えます。録音のコツはiPhoneで会議を録音する方法をご覧ください。