ReferatCómo hacer un acta de reunión
Un acta de reunión recoge lo que se decidió y quién hace qué después. No es la transcripción de todo lo que se dijo. Apunta la fecha, los asistentes, cada punto del orden del día con su acuerdo y las tareas con un responsable y una fecha. Envíala a todos en un día, mientras todavía se acuerdan.
Qué apuntar
- Lo básico: el nombre de la reunión, la fecha y la hora, el lugar o el enlace, quién asistió, quién se excusó y quién redacta el acta.
- Cada punto del orden del día, en orden: una o dos frases sobre lo que se habló y, después, el acuerdo. Si no se decidió nada, escríbelo, y también qué pasa ahora.
- Tareas: qué se hará, quién lo hace y para cuándo. Un nombre por tarea, no “el equipo”.
- Próxima reunión: fecha, hora y lugar, si se acordó.
Deja fuera las citas literales, las conversaciones paralelas y cualquier comentario sobre personas que no les dirías a la cara. Escribe breve y en pasado: “Se acordó …”.
Una plantilla sencilla
Cópiala en una nota o un documento y rellena el orden del día antes de que empiece la reunión:
- [Nombre de la reunión] · [fecha], [hora] · [lugar o enlace]
- Asistentes: [nombres] · Excusan su asistencia: [nombres] · Redacta: [nombre]
- 1. [Punto del orden del día] · Se habló de: [una o dos frases] · Acuerdo: [lo que se decidió]
- 2. [Punto del orden del día] · Se habló de: … · Acuerdo: …
- Tareas: [tarea] – [nombre] – [fecha]
- Próxima reunión: [fecha y lugar]
Antes, durante y después
- Antes: consigue el orden del día y pon sus puntos en la plantilla; así solo tendrás que rellenar los resultados.
- Durante: apunta los acuerdos y las tareas en el momento. Si no está claro qué se decidió, pregunta: “¿Qué acordamos entonces?” Ayuda a todos, no solo a ti.
- Después: pasa las notas a limpio el mismo día, deja que quien presidía las revise y envía el acta a todos los convocados, también a quienes no pudieron venir.
Actas formales
En comunidades de propietarios, asociaciones, consejos y otros órganos, el acta suele tener requisitos formales: el texto exacto de los acuerdos, el resultado de las votaciones, su aprobación y las firmas. Revisa los estatutos o el reglamento. En la mayoría de reuniones de equipo bastan los acuerdos y las tareas.
Que el iPhone prepare el borrador: Referat
Es difícil participar en una reunión y escribir el acta a la vez. Referat es una app para iPhone que graba la reunión, anota quién dijo qué y prepara un borrador con el resumen, las decisiones y las tareas. Tú lo lees, corriges lo que esté mal y lo pegas en tu plantilla.
- Avisa a todos de que vas a grabar. Abre Referat, toca Grabar y deja el teléfono sobre la mesa.
- Para cuando termine la reunión. Referat transcribe en el teléfono y separa el texto por hablante.
- Lee el resumen, las Decisiones y las Tareas. Toca Añadir tarea si falta alguna.
- Toca Copiar resumen y pégalo en el acta. Si alguien pregunta después qué se acordó exactamente, busca en la transcripción.
No se sube nada, y no hay cuenta ni límite de minutos. Referat entiende español, inglés, danés, alemán, francés, japonés y coreano. Los resúmenes necesitan iOS 26 y un iPhone con Apple Intelligence (iPhone 15 Pro o posterior); la grabación y la transcripción funcionan desde iOS 17. Sobre la grabación en sí: cómo grabar una reunión con el iPhone.