ReferatCome scrivere un verbale di riunione
Il verbale è un resoconto breve di cosa ha deciso la riunione e di chi fa cosa dopo, non la trascrizione di tutto quello che si è detto. Scrivi la data, i presenti, ogni punto all’ordine del giorno con la sua decisione e le attività con un nome e una scadenza. Mandalo a tutti entro un giorno, finché è tutto ancora fresco.
Cosa scrivere
- L’intestazione: nome della riunione, data e ora, luogo o link, presenti, assenti giustificati e chi redige il verbale.
- Ogni punto all’ordine del giorno, nell’ordine: una o due frasi su cosa si è discusso, poi la decisione. Se non si è deciso nulla, scrivilo e indica come si procede.
- Le attività: cosa va fatto, chi lo fa ed entro quando. Un nome per ogni attività, non “il gruppo”.
- La prossima riunione: data, ora e luogo, se sono stati fissati.
Lascia fuori le frasi riportate parola per parola, le chiacchiere a margine e qualsiasi cosa sulle persone che non diresti loro in faccia. Scrivi in modo asciutto e al passato: «Si è deciso di …».
Un modello semplice
Copialo in una nota o in un documento e inserisci l’ordine del giorno prima che la riunione cominci:
- Verbale della riunione [nome] · [data], [ora] · [luogo o link]
- Presenti: [nomi] · Assenti giustificati: [nomi] · Verbalizzante: [nome]
- 1. [Punto all’ordine del giorno] · Discussione: [una o due frasi] · Decisione: [cosa si è deciso]
- 2. [Punto all’ordine del giorno] · Discussione: … · Decisione: …
- Attività: [cosa] – [chi] – [entro quando]
- Prossima riunione: [data e luogo]
Prima, durante e dopo
- Prima: procurati l’ordine del giorno e riporta i punti nel modello, così dovrai solo aggiungere gli esiti.
- Durante: annota decisioni e attività mentre vengono prese. Se non è chiaro cosa si è deciso, chiedi: «Allora, cosa abbiamo concordato?». Aiuta tutti, non solo te.
- Dopo: sistema gli appunti in giornata, falli rivedere a chi ha presieduto e manda il verbale a tutti gli invitati, anche a chi non è potuto venire.
Verbali formali: condominio, CdA, associazioni
Per una riunione di team bastano decisioni e attività. Un’assemblea di condominio, un consiglio di amministrazione o l’assemblea di un’associazione chiedono di più: di solito ci sono un presidente e un segretario che firmano il verbale, vanno riportati il testo esatto delle delibere e l’esito delle votazioni, e il verbale va approvato, a fine seduta o alla riunione successiva. Nel condominio i verbali vengono conservati nel registro tenuto dall’amministratore. Controlla lo statuto o il regolamento che vale per te.
Fatti preparare la bozza dall’iPhone: Referat
È difficile partecipare a una riunione e scrivere il verbale nello stesso momento. Referat è un’app per iPhone che registra la riunione, scrive chi ha detto cosa e prepara una bozza con il riassunto, le decisioni e le attività. Tu la rileggi, correggi quello che non va e la incolli nel tuo modello.
- Avvisa tutti che stai registrando. Apri Referat, tocca Registra e appoggia il telefono sul tavolo.
- Ferma la registrazione quando la riunione finisce. Referat trascrive tutto sul telefono e divide il testo per interlocutore.
- Leggi il riassunto, le Decisioni e le Attività. Se ne manca una, tocca Aggiungi attività.
- Tocca Copia riassunto e incollalo nel verbale. Se più avanti qualcuno chiede cosa si era concordato esattamente, cerca nella trascrizione.
Non viene caricato nulla, e non ci sono account né limiti di minuti. Referat capisce italiano, inglese, danese, tedesco, francese, spagnolo, portoghese, olandese, svedese, norvegese, giapponese e coreano. Per i riassunti servono iOS 26 e un iPhone con Apple Intelligence attiva (iPhone 15 Pro o modelli successivi); registrazione e trascrizione funzionano da iOS 17. Per la registrazione vera e propria leggi come registrare una riunione con l’iPhone.