ReferatZo maak je notulen
Notulen zijn een kort verslag van wat een vergadering heeft besloten en wie daarna wat doet. Ze zijn geen woordelijk verslag van alles wat er is gezegd. Noteer de datum, wie er waren, elk agendapunt met het besluit, en de actiepunten met een naam en een deadline. Stuur ze binnen een dag rond, zolang de vergadering nog bij iedereen vers in het geheugen ligt.
Wat erin moet
- De basis: de naam van het overleg, datum en tijd, plaats of link, wie er aanwezig waren, wie zich had afgemeld en wie notuleerde.
- Elk agendapunt, op volgorde: een of twee zinnen over wat er is besproken, en dan het besluit. Is er niets besloten, schrijf dat dan op, en wat er nu gebeurt.
- Actiepunten: wat er moet gebeuren, wie het doet en wanneer. Eén naam per actie, niet ‘het team’.
- Volgende vergadering: datum, tijd en plaats, als die al is afgesproken.
Laat weg wie letterlijk wat zei, zijpaden en dingen over mensen die je niet in hun gezicht zou zeggen. Schrijf kort en in de verleden tijd: ‘De vergadering besloot om …’.
Notulen of een besluitenlijst
Voor de meeste overleggen is een besluitenlijst met een actiepuntenlijst genoeg: alleen wat er is besloten en wie wat doet. Uitgebreide notulen geven ook de belangrijkste standpunten weer. Die zijn handig als je later moet kunnen nagaan hoe een besluit tot stand kwam. Bij een bestuur, een vereniging of de vergadering van een VvE staat in de statuten of het reglement vaak hoe de notulen eruit moeten zien, of ze in de volgende vergadering worden vastgesteld en of de voorzitter en de secretaris ze ondertekenen. Kijk dat even na.
Een eenvoudig sjabloon
Kopieer het naar een notitie of document en vul de agenda in voordat de vergadering begint:
- [Naam van het overleg] · [datum], [tijd] · [plaats of link]
- Aanwezig: [namen] · Afgemeld: [namen] · Notulist: [naam]
- 1. Opening en vaststellen agenda
- 2. Notulen vorige vergadering · Vastgesteld, eventueel met wijzigingen: …
- 3. [Agendapunt] · Besproken: [een of twee zinnen] · Besluit: [wat er is besloten]
- 4. [Agendapunt] · Besproken: … · Besluit: …
- Rondvraag: [vraag en antwoord in één zin]
- Actiepunten: [actie] – [wie] – [datum]
- Volgende vergadering: [datum en plaats]
Voor, tijdens en na de vergadering
- Vooraf: vraag de agenda op en zet de punten in het sjabloon, dan hoef je alleen nog de uitkomsten in te vullen.
- Tijdens: schrijf besluiten en actiepunten op zodra ze vallen. Is niet duidelijk wat er is besloten, vraag dan: ‘Wat spreken we nu af?’ Daar heeft iedereen wat aan, niet alleen jij.
- Achteraf: werk je aantekeningen nog dezelfde dag uit, laat de voorzitter ze nalezen en stuur de notulen naar iedereen die was uitgenodigd, ook naar wie zich had afgemeld.
Laat je iPhone een eerste versie maken: Referat
Meedoen aan een vergadering en tegelijk notuleren is lastig. Referat is een iPhone-app die de vergadering opneemt, opschrijft wie wat zei en een concept maakt met de samenvatting, de besluiten en de actiepunten. Jij leest het concept door, verbetert wat niet klopt en plakt het in je sjabloon.
- Zeg tegen iedereen dat je opneemt. Open Referat, tik op Neem op en leg de telefoon op tafel.
- Stop als de vergadering voorbij is. Referat schrijft alles uit op de telefoon en deelt de tekst op per spreker.
- Lees de samenvatting, de Besluiten en de Actiepunten. Mist er een actiepunt, tik dan op Voeg actiepunt toe.
- Tik op Kopieer samenvatting en plak die in de notulen. Vraagt iemand later wat er precies is afgesproken, zoek het dan op in het transcript.
Er wordt niets geüpload, en er is geen account en geen minutenlimiet. Referat verstaat Nederlands en elf andere talen. Voor samenvattingen heb je iOS 26 nodig en een iPhone met Apple Intelligence (iPhone 15 Pro of nieuwer). Opnemen en uitschrijven werkt vanaf iOS 17. Meer over het opnemen zelf: zo neem je een vergadering op met je iPhone.