ReferatComo fazer uma ata de reunião
A ata de reunião é um registro curto do que foi decidido e de quem faz o quê depois, não a transcrição de tudo o que foi falado. Anote a data, quem estava presente, cada item da pauta com a decisão tomada e os encaminhamentos, com responsável e prazo. Mande para todo mundo em até um dia, enquanto a reunião ainda está fresca na memória.
O que registrar
- O básico: o nome da reunião, a data e o horário, o local ou o link, quem participou, quem justificou a ausência e quem secretariou.
- Cada item da pauta, na ordem: uma ou duas frases sobre o que foi discutido e, em seguida, a decisão. Se nada foi decidido, registre isso e qual é o próximo passo.
- Encaminhamentos: o que vai ser feito, por quem e até quando. Um nome por tarefa, nunca “a equipe”.
- Próxima reunião: data, horário e local, se já ficaram combinados.
Deixe de fora falas palavra por palavra, conversas paralelas e qualquer comentário sobre alguém que você não diria na frente da pessoa. Seja breve e escreva no passado: “Ficou decidido que …”, “O grupo aprovou …”.
Um modelo simples
Copie para uma nota ou um documento e preencha a pauta antes de a reunião começar:
- [Nome da reunião] · [data], [horário] · [local ou link]
- Presentes: [nomes] · Ausências justificadas: [nomes] · Secretário(a): [nome]
- 1. [Item da pauta] · Discussão: [uma ou duas frases] · Decisão: [o que foi decidido]
- 2. [Item da pauta] · Discussão: … · Decisão: …
- Encaminhamentos: [tarefa] – [responsável] – [prazo]
- Próxima reunião: [data e local]
Antes, durante e depois
- Antes: pegue a pauta e passe os itens para o modelo. Assim você só precisa preencher os resultados.
- Durante: anote decisões e encaminhamentos na hora. Se não ficou claro o que foi decidido, pergunte: “Então, o que a gente combinou?” Isso ajuda todo mundo, não só você.
- Depois: organize as anotações no mesmo dia, peça para quem coordenou a reunião revisar e mande para todos os convidados, inclusive quem não pôde ir.
Ata formal
Condomínios, associações, conselhos e outros órgãos formais costumam exigir mais: o texto exato das propostas, como cada um votou e uma ata que é lida, aprovada e muitas vezes assinada. Numa assembleia de condomínio, por exemplo, a ata costuma ir para o livro de atas, assinada pelo presidente e pelo secretário da mesa. Confira o estatuto, a convenção ou o regimento interno. A maioria das reuniões de equipe só precisa das decisões e dos encaminhamentos.
Deixe o iPhone fazer o rascunho: Referat
É difícil participar da reunião e escrever a ata ao mesmo tempo. O Referat é um app de iPhone que grava a reunião, anota quem disse o quê e prepara um resumo com as decisões e as tarefas. Você lê o rascunho, corrige o que estiver errado e cola no seu modelo.
- Avise a todos que vai gravar. Abra o Referat, toque em Gravar e deixe o celular na mesa.
- Pare quando a reunião acabar. O Referat transcreve no celular e separa o texto por falante.
- Leia o resumo, as Decisões e as Tarefas. Se faltou alguma, toque em Adicionar tarefa.
- Toque em Copiar resumo e cole na ata. Se depois alguém perguntar o que exatamente foi combinado, é só buscar na transcrição.
Nada sai do celular, e não existe conta nem limite de minutos. O Referat entende português e mais onze idiomas; escolher o idioma da reunião dá o melhor resultado. Os resumos precisam do iOS 26 e de um iPhone com Apple Intelligence (iPhone 15 Pro ou mais recente); gravação e transcrição funcionam a partir do iOS 17. Mais sobre a gravação em si: como gravar uma reunião no iPhone.